Wat doe je?
Je neemt de directie/manager veel werk uit handen. Je bent verantwoordelijk voor het telefoonverkeer, je houdt de agenda bij, je organiseert zakenreizen en boekt hotels, je regelt en plant vergaderingen en maakt hier verslagen van. Je hebt kennis van financiën en personeelsactiviteiten. Je vraagt offertes (prijsopgaven) aan voor verschillende producten en diensten. Je stelt facturen (rekeningen) op. Je hebt inhoudelijke kennis nodig om een jaarverslag te kunnen lezen en ook het onderhouden van een website of intranet kan tot je taken behoren. Kortom, jij bent de persoon tussen je leidinggevende en de medewerkers in je organisatie en klanten.
De directie/manager verwacht een proactieve houding, je draagt eigen verantwoordelijkheid, je regelt steeds meer zelf en je bent zelfstandig in de uitvoering van je taken. Je hebt inzicht in de werkzaamheden en je weet om welk product het in de eigen organisatie gaat. Je bent een klankbord en sparringpartner voor de directie/manager.
Beroepenfilmpje
Taken
- Je werkt allerlei soorten teksten uit: brieven, verslagen, overeenkomsten, e-mails, memo's, faxen. Dat moet je ook in een vreemde taal kunnen
- Je onderhoudt contacten met mensen binnen en buiten de organisatie en beantwoordt hun vragen via de telefoon of e-mail en maakt gebruik van de ICT-middelen en multimediale toepassingen zoals I-pod, Twitter, Linked-In etc.
- Je regelt afspraken, vergaderingen, vraagt offertes aan, stelt facturen op en verwerkt onkostendeclaraties
- Je verzorgt de post, houdt het archief bij en voert andere administratieve taken uit zoals het verwerken van verlofaanvragen en ziekte- en hertstelmeldingen
Vaardigheden
- Ik ben zelfstandig.
- Ik ben proactief
- Ik kan goed organiseren en plannen.
- Ik werk heel nauwkeurig.
- Ik heb graag met veel verschillende mensen te maken.
- Ik help mensen graag.
- Ik kan goed overzicht bewaren.
- Ik ben goed in taal.
- Ik vind het niet eng om een vreemde taal te gebruiken.
- Ik ben niet bang voor een beetje stress.
- Ik ben flexibel.
- Ik word niet snel van mijn stuk gebracht
Startsalaris
Tussen de € 1.500,- en € 1.700,- bruto per maand afhankelijk van het bedrijf waar je gaat werken.
Haar ervaring
Diana van Tholen is directiesecretaresse/managementassistent op de financiële afdeling van een verzekeringsmaatschappij. "Het leukst aan mijn werk vind ik dat het zo afwisselend is. Niet alleen de taken, maar juist ook de diversiteit aan mensen. Je hebt met iedereen te maken. Op alle niveaus en binnen én buiten je eigen afdeling en organisatie. Bovendien weet je eigenlijk alles wat er speelt, tot op het hoogste niveau aan toe.
Doorgroeien
Na enige jaren werkervaring en een extra opleiding/trainingen kun je meer verantwoordelijkheid krijgen, bijvoorbeeld als officemanager van het topmanagement van een groot bedrijf. Je kunt ook overstappen naar een baan in de pr, marketing, communicatie of personeelswerk. Of je kunt zelfstandig ondernemer worden.
Niveau
Om directiesecretaresse/managementassistent te worden, kies je voor de opleiding Directiesecretaresse/Managementassistent op niveau 4.
Duur opleiding
Gemiddeld duurt deze opleiding 2,5 tot 4 jaar. De opleidingsduur wordt door de school zelf bepaald en is ook afhankelijk van je vooropleiding en eventuele ervaring.
Wat leer je?
- verschillende soorten brieven, e-mails, verslagen moet schrijven in het Nederlands en in de moderne vreemde talen
- vergaderingen en bijeenkomsten moet plannen en organiseren
Toelatingseisen
Je kunt deze opleiding volgen als je een diploma hebt van de kaderberoepsgerichte-, gemengde of theoretische leerweg van het vmbo. Heb je op het vmbo zorg en welzijn gedaan, dan moet je één van de volgende vakken in je pakket hebben: wiskunde, economie of een vreemde taal.
Ook als je een overgangsbewijs hebt van 3 havo naar 4 havo kun je met deze opleiding starten.
Hoe bereid je je voor?
Een vmbo-opleiding (T, G, K) in de sector economie sluit het beste aan. Je komt nog beter beslagen ten ijs als je een voldoende voor Nederlands en een vreemde taal hebt.
Verder leren
Je kunt een hbo-opleiding gaan volgen. Bijvoorbeeld Commercieel communicatie management, Internationaal office management, Management, Economie en Recht (MER) of Personeel en arbeid/HRM.
